Le déménagement d’entreprise constitue une étape cruciale dans la vie d’une société, nécessitant une planification minutieuse et une organisation rigoureuse. Que ce soit pour des raisons d’optimisation des locaux, de croissance rapide, de fusion avec une autre entreprise ou d’adaptation aux nouvelles méthodes de travail induites par le télétravail, réussir cette transition est essentiel pour le développement et la pérennité de l’entreprise. Dans cet article, nous explorerons les étapes clés pour un déménagement d’entreprise réussi.
1. Les motivations d’un déménagement d’entreprise
Avant de se lancer dans le processus de déménagement, il est essentiel de comprendre les motivations sous-jacentes qui poussent une entreprise à envisager un tel changement. Comme mentionné précédemment, plusieurs facteurs peuvent être à l’origine de cette décision. Il peut s’agir d’une nécessité d’adapter les locaux en raison d’une croissance rapide de l’entreprise ou d’une fusion avec une autre entité. D’autre part, les locaux actuels peuvent devenir trop grands ou trop coûteux, ou bien ne plus correspondre à la culture et aux nouvelles méthodes de travail de l’entreprise, notamment en tenant compte de la montée en puissance du télétravail.
2. La checklist pour réussir le déménagement d’entreprise
Afin de réussir cette transition majeure, une checklist bien organisée est essentielle. Voici les principales étapes à suivre pour mener à bien un déménagement d’entreprise :
Étape 1 : trouver de nouveaux locaux
Avant tout, il est crucial de définir la zone géographique de recherche et de cibler les locaux correspondant aux besoins de l’entreprise.
Une étude d’implantation préalable est conseillée afin de déterminer le ou les emplacements optimaux tout en conservant une accessibilité optimale de vos collaborateurs depuis leurs domiciles.
Ensuite il est recommandé de solliciter différentes sources d’informations, telles que les agents immobiliers spécialisés, les acteurs locaux, les sites spécialisés en immobilier professionnel géolocalisé, et les réseaux personnels. L’analyse des chiffres-clés de la zone et des concurrents permettra de prendre des décisions éclairées.
Étape 2 : négocier le nouveau bail et résilier l’actuel
Une fois les locaux idéaux trouvés, la négociation du nouveau bail est cruciale. Il est conseillé de réaliser un argumentaire solide en tenant compte des atouts de chaque local visité, tout en négociant certaines clauses du contrat pour obtenir le meilleur prix. Toutefois, il est préférable d’informer le bailleur actuel du déménagement uniquement après la signature du nouveau bail, pour éviter de se retrouver sans local.
Étape 3 : informer et impliquer les collaborateurs
Animer et sensibiliser les collaborateurs sur la mobilité durable sont des éléments essentiels pour garantir la réussite du déménagement. Une stratégie de conduite du changement doit être élaborée en collaboration avec les départements des Ressources Humaines, de la Communication, et les représentants du personnel. Une communication régulière, des visites guidées des nouveaux locaux et la création d’un concours d’idées contribueront à susciter l’adhésion des équipes au projet.
Étape 4 : établir un rétroplanning
Pour éviter les imprévus et respecter les délais, un rétroplanning précis doit être établi. Celui-ci permettra de prioriser les tâches et de planifier l’enchaînement des différentes étapes du déménagement. Un responsable du déménagement doit être désigné pour coordonner les opérations et s’assurer du bon déroulement de chaque étape.
Étape 5 : définir l’aménagement des nouveaux bureaux
Le déménagement offre l’opportunité de revoir l’aménagement des bureaux. Il est important de prendre en compte les besoins des différentes équipes et de réfléchir à l’organisation de l’espace de travail. Avec l’émergence du télétravail, l’aménagement doit favoriser les espaces collectifs pour les échanges et la collaboration, tout en prévoyant des espaces de silence et de concentration.
Étape 6 : opter pour le mobilier adapté
La question du mobilier est également primordiale. Si l’entreprise choisit de conserver une partie de son mobilier actuel, il est essentiel que celui-ci s’harmonise avec les nouveaux locaux. Si le renouvellement du mobilier est envisagé, il faut veiller à ce que les nouvelles gammes répondent aux besoins d’usage et de fonctionnalité des collaborateurs.
Étape 7 : sélectionner la bonne société de déménagement
Le choix d’une société de déménagement compétente est crucial. Plusieurs devis doivent être réunis et comparés, en prenant en compte les différentes prestations proposées, notamment la mise sous cartons, le déménagement du mobilier, et les assurances. La société choisie doit également s’occuper des autorisations de stationnement et de déchargement nécessaires pour le déménagement.
Étape 8 : préparer le changement d’adresse
Une fois le nouveau bail signé, il est important d’informer rapidement les partenaires, prestataires, clients, et d’effectuer les démarches administratives pour changer l’adresse professionnelle. Les départements de la Communication et des Ressources Humaines doivent également mettre à jour tous les documents officiels de l’entreprise.
Étape 9 : dresser l’inventaire du parc informatique
L’inventaire du parc informatique est crucial pour évaluer l’utilisation réelle des équipements et logiciels, et pour anticiper les besoins en matière de déconnexions et de reconnexions lors du déménagement. La sécurité et la confidentialité des données doivent également être prises en compte.
Le déménagement d’entreprise est un projet complexe, mais bien organisé, il peut devenir un levier de croissance et d’amélioration pour l’entreprise. La communication avec les collaborateurs, la planification minutieuse de chaque étape, et le choix de partenaires compétents sont des éléments clés pour réussir cette transition majeure.
Nous vous accompagnons en amont de votre projet de déménagement en vous permettant d’anticiper les mobilités futures de vos collaborateurs.